Informatización del Cuadro de Mando Integral

Resumen

El Cuadro de Mando Integral es una de las metodologías de gestión estratégica que más seguidores tiene en el mundo empresarial por su efectividad para implementar y medir el avance de la estrategia en una empresa.

Las múltiples soluciones informáticas existentes hoy para apoyar el proceso de implantación de esta metodología carecen de los elementos básicos para que constituya una solución adecuada.

      Este artículo es un trabajo preliminar sobre el desarrollo de un software de apoyo a la implementación y gestión del Cuadro de Mando Integral.

Palabras Clave: Cuadro de Mando Integral, gestión empresarial, estrategia, software.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad el entorno dinámico en el que la mayoría de las empresas están inmersas ha supuesto un cambio en la gestión empresarial. Estos cambios han incidido en mayores niveles de competencia e incertidumbre, lo cual ha dificultado el mantenimiento o la mejora de las ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, la consecución de los objetivos estratégicos, además de la evaluación y la mejora del rendimiento empresarial. [1]

La supervivencia de la empresa moderna no puede basarse exclusivamente en obtener beneficios a corto plazo sino que debe desarrollar las capacidades que le permitan progresar en el futuro. Es por ello que desde hace algunos años se emplea una nueva herramienta que permite revolucionar el control de la gestión.

El Cuadro de Mando Integral (en lo adelante CMI) surge a partir de instrumentos para medir indicadores financieros, y con el tiempo ha evolucionado hasta convertirse en el pilar básico de cualquier sistema de gestión estratégica de una empresa, siendo una herramienta excelente para comunicar a toda la organización la visión de la misma.

El CMI es un enfoque de administración cuyo propósito es “traducir la estrategia en medidas que comuniquen de manera única la visión a la organización”

Es un instrumento de gestión para facilitar la implantación de la estrategia de la empresa de manera eficiente, mediante un mecanismo, estructura y lenguaje adecuados para comunicar o traducir la visión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento. Garantiza que la visión se haga explícita, compartida y que todo el personal canalice sus energías hacia la consecución de la misma. [2]

 El CMI enfatiza que los indicadores financieros y no financieros deben formar parte del sistema de información para los trabajadores en todos los niveles de la organización. Debe transformar el objetivo y la estrategia de una unidad de negocio en objetivos e indicadores tangibles. Los inductores representan un equilibrio entre los indicadores de cada perspectiva. Los indicadores están equilibrados entre los resultados y los inductores que impulsan la actuación futura. Y el cuadro de mando está equilibrado entre las medidas objetivas y fácilmente cuantificadas de los resultados y las subjetivas, y en cierto modo crítico, es un inductor de la actuación de los resultados.

Las empresas innovadoras están utilizando el cuadro de mando como un sistema de gestión estratégica, para gestionar su estrategia a largo plazo.

Aportes del CMI

– Traduce la estrategia de una organización en un conjunto de indicadores que informan del alcance de los objetivos y de las causas que provocan los resultados obtenidos.

– Establece un sistema de comunicación que posibilita canalizar las habilidades y conocimientos específicos, a través del establecimiento de objetivos realistas, pudiendo estar ligados los mismos a una política de incentivos, coherente con la cultura de la organización y el perfil de los trabajadores.

– Constituye un instrumento de aprendizaje individual, al permitir que cada responsable tenga una visión más rica de su situación interna y externa, favoreciendo el aprendizaje estratégico. [3]

INFORMATIZAR EL CMI

Una solución informática de CMI, al ser una aplicación de análisis estratégico de una organización, debe trabajar en armonía con las fuentes de datos existentes en otros programas implantados en la empresa, extraer información y compartirla como parte del tablero de control.

En internet se pueden encontrar muchos sitios que venden soluciones de CMI. En su mayoría no pasan de ser diseñadores de tableros de control con alto nivel gráfico pero que no llevan de manera intrínseca la metodología del CMI, es decir, la presentación de la información y la interacción con el usuario en la aplicación no están en concordancia con los aspectos de la metodología del CMI. Dichas soluciones no son otra cosa que un sistema de información ejecutiva que grafican indicadores claves de desempeño. Una verdadera aplicación de cuadro de mando integral debe automatizar la metodología que se describe en el libro “El cuadro de mando integral” de Robert Kaplan y David Norton.

Por otra parte, existen muchas soluciones de CMI que no fueron diseñadas con tecnologías que permitan un despliegue efectivo a través de toda la empresa, o en dependencias de una empresa distribuidas geográficamente. Además de no permitir análisis cuantitativos y cualitativos, ni la obtención de información de otras fuentes de datos y aplicaciones analíticas dentro de la organización.

  • Requisitos básicos para una aplicación CMI [4]
  • La aplicación debe apoyar la metodología CMI.

Muchos productos actualmente emplean tecnologías que implementan operaciones de barrenado u profundización (drill down) de datos operativos con características de sistemas de Información ejecutiva (EIS) tradicional. Tales productos no se apropian del hecho de que los elementos importantes en un CMI no son las medidas en sí misma sino su representación lógica dentro de la estrategia, y el significado que tienen esas métricas para valorar el avance, estancamiento o retroceso que las iniciativas han impulsado para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Apropiada funcionalidad y arquitectura para el despliegue del CMI.

Los aspectos técnicos de desarrollo de la aplicación deben brindar la funcionalidad de comunicar, retroalimentar y gestionar los indicadores de rendimiento a través de todos los niveles estructurales de la organización. La solución técnica más aceptable en términos de despliegue lo constituye el entorno web.

Análisis de datos

El CMI no solamente permite obtener información relativa al desempeño de la organización en función de cumplir con la estrategia sino que también ofrece métricas para medir el rendimiento del negocio.

Es por ello que una solución informática para CMI debe brindar facilidades para el análisis cuantitativo a través de consultas OLAP (On-Line Analytical Processing). OLAP permite a los usuarios investigar la información contenida en el sistema mediante la búsqueda o barrenado profundo a través de niveles de información y visualizándola en múltiples dimensiones. Este tipo de análisis permite analizar tendencias de indicadores que se miden en la organización.

“MAGNO” SOFTWARE PARA CMI

Magno es una aplicación para el desarrollo y despliegue del CMI dentro de una organización. Su arquitectura está orientada a los aspectos fundamentales de la metodología del CMI, partiendo de la misión y la visión de la empresa hasta llegar a los indicadores y métricas para comprobar el avance de la estrategia.

3.1.1  Aspectos generales de la solución Magno.

Brinda un marco de trabajo para el establecimiento del CMI

  • Basado en los objetivos estratégicos.
  • Conexión en cascada de múltiples tableros de control.
  • Construcción de mapas estratégicos y posibilidad de manejar múltiples estrategias.
  • Enlaces entre objetivos, indicadores e iniciativas.
  • Comparación de los indicadores con su criterio de éxito.
  • Posibilidad de incluir o eliminar perspectivas.

Proceso de gestión

  • Reportes y alertas de indicadores con problemas.
  • Control del cumplimiento de las tareas o iniciativas.
  • Análisis de las metas y tendencias.
  • Análisis del cumplimiento de la estrategia.

Facilidad de uso

  • Empleo de interfaz gráfica de alto nivel con una adecuada usabilidad.
  • Sistema de cálculo avanzado para obtener correlación entre los indicadores y para determinar el estado y tendencia de los inductores y objetivos estratégicos.

Despliegue

  • Aplicación multiplataforma.
  • Extracción y limpieza de los datos de distintas fuentes provenientes de otros sistemas implantados en la organización, como por ejemplo ERP, CRM, data warehouse, datamart, etc.
  • Barrenado (drill-down) a través de los tableros de control para obtener información detallada.
  • Integración con el sistema de mensajería para el envío de alertas.
  • Administración centralizada y privilegios de acceso de los usuarios.

Fig. 1: Elementos de la metodología que emplea la aplicación Magno.

Magno sigue el principio básico del CMI de comunicar de manera efectiva la estrategia de la organización y desarrollar mecanismos de retroalimentación que garanticen mayor efectividad en la gestión del negocio.

Debido a la importancia del despliegue de la aplicación se decidió desarrollarla en una arquitectura Web. Pero la fortaleza del despliegue de una aplicación web también es su debilidad, debido a que no alcanzan niveles de riqueza y robustez visual que tienen las aplicaciones de escritorio.

Han existido numerosos intentos de lograr solventar esa dificultad de la web entre los que se encuentran CCS y JavaScript, pero irónicamente, mientras más lógica se ponga del lado del cliente, más problemas se obtienen con las incompatibilidades de los navegadores. Aquí es donde entra a jugar su papel las aplicaciones de internet enriquecidas (RIA de sus siglas en inglés). [5]

Fig. 2: A finales de la década de los 90 se dio un paso atrás en términos de usabilidad para lograr despliegue

La elección de Adobe Flex, un framework RIA de código abierto está basado en el hecho de la necesidad de una riqueza en la interacción del usuario, además de la garantía del despliegue y accesibilidad web a través de toda la empresa. Un CMI empresarial debe ser fácil de usar para que resulte efectivo dada la diversidad de usuarios del sistema en su mayoría directivos. La usabilidad es crítica a la hora de implementar una adopción rápida a través de la empresa. Debe ser intuitivo y permitir una visualización con un alto contenido de gráficos. Los usuarios deben poder construir y modificar de manera sencilla sus tableros de control, para ello es preciso el uso de tecnologías de asistentes, además debe incluir opciones predefinidas y plantillas.

Es entonces de gran importancia el tema de los privilegios de los usuarios para decidir quién accede a qué información. Los usuarios tienen la posibilidad de crear tableros de control personalizados con las métricas que permitan gestionar su proceso o departamento, compartirse los tableros de control y administrar sus tareas e iniciativas para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Como parte de un sistema de gestión empresarial, el CMI no debe ser una aplicación aislada que requiera de una captura manual de los datos que ya otros sistemas transaccionales o de inteligencia de negocios, instaurados en la organización gestionan. Este debe existir de manera integrada y armónica con esos sistemas y obtener información necesaria de ellos de manera automática. Magno se apoya en la herramienta ETL de código abierto Kettle. Esta herramienta permite diseñar trabajos de transformación de datos de diversas fuentes, realizarle la limpieza necesaria y cargarla en la base de datos de Magno. De igual manera provee una herramienta para la captura manual de valores de indicadores cuando la empresa no tenga informatizado algún proceso y necesite obtener métricas de desempeño para el CMI.

El mecanismo de comunicación de Magno con la base de datos es a través de Web Services. Esto garantiza a otras aplicaciones hacer uso de los datos y métodos del CMI.

Magno garantiza la construcción y mantenimiento de un gran número de CMI en cualquier organización, desde el nivel corporativo hasta CMI departamentales.

El empleo de BlazeDS se basa fundamentalmente en brindar funcionalidades de comunicación en tiempo real entre los miembros del sistema. Esto abre un espacio para  el intercambio y la retroalimentación en línea de aquellos que son responsables de cumplir determinadas tareas que inciden en el cumplimiento de la estrategia. Además garantiza la comunicación entre distintos CMI para empresas con dependencias como unidades empresariales de base, con estrategias distintas que tributan a objetivos estratégicos de la entidad superior o casa matriz.

 BlazeDS es una tecnología de mensajería web y acceso remoto a datos basado en servidor y programado en java, que permite conectar de manera sencilla las aplicaciones clientes hacia datos distribuidos y enviar datos en tiempo real hacia aplicaciones Flex y Adobe Air.

Magno permite  desarrollar tableros de control personalizados para análisis más detallados, visualizar e investigar las relaciones causa-efecto de los inductores y objetivos estratégicos. Es decir, garantiza al usuario la obtención de reportes preconcebidos y le da libertad para desarrollar sus propios reportes y análisis.

El sistema posee algoritmos de cálculo estadísticos para el análisis de correlación entre indicadores con el objetivo de identificar relaciones causa-efecto no prevista en el mapa estratégico y relaciones causa-efecto prevista en el mapa estratégico pero que no se manifiestan en la práctica. Además de algoritmos para la ponderación de indicadores que garanticen una evaluación del inductor en cuanto a su estado y tendencia.

  • CONCLUSIONES

El trabajo con el Cuadro de Mando Integral ofrece a las empresas actuales muchas posibilidades, aunque su implementación no sea tan sencilla como aparenta. Las ventajas que se derivan del trabajo con esta herramienta quizás es lo que determina que se haya convertido en uno de los instrumentos más populares de los últimos años para gerentes y consultores.

Una solución de software para implementar el cuadro de mando integral debe seguir los principios básicos que Kaplan y Norton describen en su libro “El Cuadro de Mando Integral”. Debe ser sencilla de usar y de implementar, además de constituir una herramienta de soporte al proceso de implantación de esta metodología de gestión empresarial y luego debe servir como apoyo al cumplimiento del objetivo básico del CMI antes expuesto. La existencia en el software de un mapa estratégico es fundamental para que la empresa pueda ver su estrategia de forma integrada y sistemática donde toda acción tiene una causa y resultado. El software debe fomentar una visión integral, proactiva, articulada e interconectada en los trabajadores de la organización, lo que ayuda a adoptar estas actitudes en forma general en todos los ámbitos empresariales.

  • REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
  1. Nogueira Rivera D.,  Medina León C.,  “Fundamentos para el Control de la Gestión Empresarial”, Cuba: Pueblo y Educación, 2004
  2. Kaplan, R.S.,  Norton, D.S., “El cuadro de mando integral”. Barcelona: Gestión 2000, 1997
  3. Kaplan, R.S.,  Norton, D.S., “Using the balanced scoredcard as  a strategic management system”. Harvard Business Review, 1997
  4. SPImpact, “Automating the Balanced Scorecard”, ¨ SPImpact  White Paper¨, 1998
  5. Ahmed T., “Flex 3 in Action”, Greenwich: Manning Publications Co., 2009

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